Lote vencido é prejuízo: como controlar a validade

O produto estava no fundo do depósito, esquecido, e venceu. Ninguém percebeu até o cliente reclamar ou até a contagem de estoque encontrar a caixa. O que era mercadoria vira perda, e a pergunta que fica é sempre a mesma: por que ninguém viu antes?

Em resumo:

• Para quem trabalha com validade, controlar lote é tão importante quanto controlar quantidade.
• O vencimento precisa ser visto com antecedência, e não na hora do descarte.
• Saber onde cada lote está guardado é o que permite agir a tempo.
• Com antecedência, dá para promover, remanejar ou negociar a troca com o fornecedor.

Quem precisa se preocupar com validade

Qualquer empresa que vende produtos com prazo de validade ou controle por lote convive com esse risco. Alguns exemplos:

• Farmácias e distribuidoras de medicamentos;
• Alimentos e bebidas;
• Cosméticos e produtos de higiene;
• Insumos agrícolas e veterinários;
• Autopeças e itens com controle por lote.

Em todos esses casos, o estoque não é só "quanto tem". É "quanto tem, de qual lote, vencendo quando e guardado onde".

Onde a validade se perde

As perdas por vencimento costumam ter as mesmas origens:

• Validade não registrada na entrada: se a data não entra no sistema no recebimento, ela não existe para ninguém.
• Lote novo na frente, lote antigo no fundo: o produto mais recente sai primeiro, e o mais antigo vence na prateleira.
• Estoque espalhado: o mesmo produto em vários locais, sem saber qual lote está em cada um.
• Olhar só no fim: a validade só é conferida na contagem de estoque, quando já é tarde.

O custo de descobrir tarde

Quando o vencimento é descoberto na hora do descarte, o prejuízo já está feito: o produto foi comprado, armazenado e agora vai para o lixo.

Quando ele é descoberto com antecedência, a empresa tem opções:

• Promover o produto antes do vencimento;
• Remanejar o lote para uma filial ou canal que gire mais rápido;
• Negociar a troca com o fornecedor, quando o acordo comercial permite;
• Ajustar as próximas compras para não repetir o problema.

A diferença entre as duas situações é só o momento em que a informação aparece.

Primeiro que vence, primeiro que sai

Uma prática comum no controle de validade é priorizar a saída do lote que vence primeiro. Para isso funcionar, duas coisas precisam estar certas:

1. A validade de cada lote registrada na entrada, sem exceção.
2. A localização de cada lote conhecida, para que a separação pegue o lote certo.

Sem essas duas informações, a regra fica só no papel.

Uma rotina de controle de validade

1. No recebimento: registre lote e validade de todos os itens controlados.
2. Toda semana: consulte os lotes que vencem nos próximos 30, 60 ou 90 dias, conforme o giro do seu produto.
3. Na mesma semana: decida o destino de cada lote em risco: promoção, remanejamento ou troca.
4. Todo mês: analise as perdas por vencimento e ajuste as compras dos itens que mais vencem.

Quem cuida do quê

O controle de validade só funciona quando cada etapa tem um responsável claro:

• Recebimento: confere e registra lote e validade de cada item que chega.
• Estoque e expedição: guardam cada lote no local certo e separam primeiro o que vence antes.
• Compras: acompanha os itens que mais vencem e ajusta quantidades e fornecedores.
• Comercial: transforma os lotes em risco em promoções ou vendas direcionadas, antes que virem perda.

Quando essas quatro pontas conversam, a validade deixa de ser surpresa.

Os números que valem acompanhar

• Valor perdido por vencimento no mês;
• Produtos que mais vencem, para rever a quantidade comprada;
• Fornecedores com lotes de validade curta, para renegociar.

Esses números mostram se o controle está funcionando e onde agir primeiro.

Como o Genesis ajuda

No módulo de Estoque do Genesis, a validade dos lotes fica à vista:

• a análise de vencimentos lista os lotes vencidos ou que vencem até a data que você escolher, por produto ou grupo de produtos;
• cada lote aparece com a quantidade em estoque e o local onde está guardado, para agir sem procurar caixa por caixa;
• um relatório apoia as ações de troca com o fornecedor, remanejamento ou descarte.

Na demonstração, mostramos a análise de vencimentos com os produtos da sua empresa.

Para decidir quais produtos merecem mais atenção no estoque, cruze a validade com a curva ABC.

Próximo passo

Separe dez produtos com validade que você mais vende e confira, hoje, qual lote de cada um vence primeiro e onde ele está guardado. Se isso levar mais de alguns minutos, o controle precisa mudar. Depois, agende uma demonstração e veja o Genesis acompanhando a validade do seu estoque.