Falta de matéria-prima: pare de travar a produção

A ordem de produção foi liberada, a equipe está pronta e a máquina parou. Faltou um componente que ninguém lembrou de comprar. Agora o pedido do cliente atrasa, o comprador corre atrás de fornecedor e paga mais caro pela urgência.

Em resumo:

• A falta de matéria-prima quase nunca é azar: é uma conta que não foi feita a tempo.
• A conta certa cruza três coisas: o que vai ser produzido, a ficha técnica de cada produto e o estoque de verdade.
• Usar primeiro o que já está no estoque evita comprar em dobro.
• Quando o sistema faz essa conta a partir das ordens de produção, o comprador sabe o que pedir antes de faltar.

Por que a matéria-prima falta

Em muitas indústrias pequenas e médias, a compra de matéria-prima funciona assim: o encarregado da produção avisa que "está acabando", o comprador olha a prateleira e faz o pedido. Às vezes funciona. Muitas vezes, não.

Os motivos mais comuns são sempre os mesmos:

• A compra é feita olhando o estoque, e não a produção: o saldo parece bom, mas as ordens em aberto já vão consumir tudo.
• A ficha técnica fica na cabeça de alguém: ninguém sabe ao certo quanto de cada item entra em cada produto.
• Um material serve para várias ordens: cada setor acha que o saldo é seu, e ele acaba duas vezes.
• O pedido de compra sai tarde: quando a falta aparece, o prazo do fornecedor já não cabe no prazo do cliente.

O resultado é uma fábrica que vive apagando incêndio.

O custo de uma linha parada

Uma falta de material não custa só o preço do item que faltou. Ela puxa uma fila de prejuízos:

• Horas paradas: equipe e máquina esperando, com o custo correndo.
• Compra de urgência: frete mais caro, fornecedor mais caro e pouco espaço para negociar.
• Atraso na entrega: o cliente espera, e a confiança diminui.
• Troca de programação: tira uma ordem da frente, coloca outra, e a bagunça se espalha pela semana.

E o contrário também custa: com medo de faltar, muita empresa compra demais e deixa dinheiro parado na prateleira.

A conta que evita a falta

A pergunta certa não é "quanto tenho no estoque?", e sim "quanto vou precisar para as ordens que já estão abertas, e quanto disso eu já tenho?".

Para responder, a conta é sempre a mesma:

1. Some o que vai ser produzido: todas as ordens de produção em aberto.
2. Aplique a ficha técnica: quanto de cada matéria-prima e componente entra em cada produto.
3. Desconte o estoque disponível: o que já está na empresa e ainda não foi reservado para outra ordem.
4. Compre só a diferença: e com antecedência suficiente para o prazo do fornecedor.

Feita no papel ou numa planilha, essa conta leva horas e desatualiza a cada ordem nova. Por isso quase ninguém faz toda semana, e a falta volta a aparecer.

Estoque primeiro, compra depois

Antes de gerar qualquer pedido, vale separar o material que já está na casa para as ordens que vão usá-lo. Essa reserva evita dois problemas de uma vez:

• Comprar o que já tem: o comprador vê que o saldo já está comprometido com uma ordem, e não pede de novo.
• Duas ordens disputando o mesmo material: cada ordem sabe o que é seu antes de começar.

Com o estoque aproveitado primeiro, a compra fica menor e mais precisa.

O que muda quando o sistema faz a conta

Quando a necessidade de compra nasce das ordens de produção, e não da prateleira, a rotina muda:

• O comprador sabe o que pedir antes de faltar: a lista vem pronta, item por item, com a ordem que vai usar.
• Nada é esquecido: todo material da ficha técnica entra na conta, e não só o que alguém lembrou.
• O histórico fica registrado: dá para ver qual ordem originou cada compra.

Se você também quer saber quais materiais pesam mais no seu estoque, veja Curva ABC: descubra quais produtos sustentam seu caixa.

Como o Genesis ajuda

No módulo de Produção do Genesis Indústria, a análise de necessidade de compra resolve essa rotina:

• a necessidade de matéria-prima é calculada a partir das ordens de produção em aberto, cruzando a ficha técnica com o estoque disponível;
• o estoque atual é reservado para as ordens antes de qualquer compra nova;
• as solicitações de compra são geradas automaticamente, inclusive para o sistema da WK, nossa parceira.

Como essa conta fica pronta para o seu comprador todos os dias? Isso a gente mostra na demonstração, com as ordens de produção da sua fábrica.

Próximo passo

Pegue as ordens de produção que vão começar na próxima semana e confira se todo o material de cada uma já está na empresa. Se essa conferência levar mais de uma hora, a sua fábrica está correndo o risco de parar. Depois, agende uma demonstração e veja o Genesis fazendo essa conta para você.