Documento vencido: o problema que só aparece na fiscalização

O caminhão foi parado na estrada e o documento estava vencido havia duas semanas. Ninguém percebeu, porque o papel estava numa pasta e o prazo estava na cabeça de alguém que saiu de férias. Agora o veículo está parado, a entrega atrasou e o cliente está ligando.

Em resumo:

• Toda empresa tem documentos com prazo: licenças, laudos, certificados, contratos e documentos da frota.
• O vencimento quase nunca é descuido de uma pessoa: é falta de um lugar único para enxergar os prazos.
• A regra é simples: cada documento guardado com a sua data de validade, e uma consulta frequente do que vence.
• Com os documentos no sistema, o que está vencido ou perto de vencer aparece numa consulta só.

Por que os documentos vencem sem ninguém ver

Na maioria das empresas pequenas e médias, os documentos com prazo ficam espalhados:

• Em pastas físicas, uma por setor, cada uma organizada de um jeito.
• No e-mail de quem recebeu, e só essa pessoa sabe onde está.
• Numa planilha, que ninguém atualiza depois da renovação.
• Na memória do responsável, que um dia tira férias ou sai da empresa.

Cada documento, sozinho, parece fácil de controlar. O problema é a soma. Uma empresa com frota, por exemplo, tem documentos para cada veículo, e cada um vence numa data diferente. Sem um lugar único, alguém sempre fica para trás.

E tem um detalhe que pesa: quando o documento é renovado, a versão antiga muitas vezes continua na pasta ou no e-mail. Na hora da fiscalização ou da auditoria, ninguém tem certeza de qual é o arquivo que vale.

Quais documentos costumam vencer

Os tipos mudam conforme o segmento, mas o problema é o mesmo:

• Transporte e frota: licenciamento do veículo, autorizações especiais de trânsito, certificado de inspeção, verificação do cronotacógrafo.
• Saúde: alvarás, licenças sanitárias e certificados de equipamentos.
• Indústria: laudos técnicos, certificados de calibração e licenças.
• Todas as empresas: contratos com fornecedores e prestadores, certidões e apólices de seguro.

Não existe uma lista única que sirva para todo mundo. A primeira tarefa é justamente descobrir quais documentos a sua empresa tem e quando cada um vence.

O custo de um documento vencido

O vencimento raramente custa só a taxa de renovação. Ele costuma trazer junto:

• Multa: pelo Código de Trânsito Brasileiro (art. 230, inciso V), conduzir veículo que não esteja devidamente licenciado é infração gravíssima, com remoção do veículo.
• Operação parada: veículo recolhido, equipamento que não pode ser usado, atendimento suspenso.
• Renovação às pressas: taxa de urgência, despachante e horas da equipe correndo atrás.
• Problema com cliente: entrega que atrasa e contrato que exige documentação em dia.

Uma rotina simples de controle

Controlar vencimentos não precisa de uma pessoa só para isso. Precisa de método:

1. Faça o inventário: liste todos os documentos com prazo que a empresa tem, por setor e por veículo.
2. Registre a validade: cada documento guardado junto com a sua data de vencimento.
3. Consulte toda semana: veja o que vence nos próximos 30 ou 60 dias, com tempo para renovar sem correria.
4. Guarde a versão nova: ao renovar, substitua o documento e atualize a validade na hora.

Se a sua empresa tem frota, o controle de documentos anda junto com outros custos do dia a dia. Veja também Combustível da frota: descubra onde o diesel está indo.

O que muda com os documentos no sistema

Quando os documentos saem das pastas e vão para o sistema, junto com a validade, a rotina muda:

• Tudo num lugar só: qualquer pessoa autorizada encontra o documento sem depender de quem guardou.
• O vencimento aparece antes: uma consulta mostra o que está vencido e o que vence até a data que você escolher.
• Fica registrado quem mexeu: cada documento guarda quem cadastrou, quem alterou e quando.

Como o Genesis ajuda

No módulo de Anexos Digitais do Genesis, os documentos da empresa ficam organizados e com prazo à vista:

• os documentos digitais ficam anexados ao sistema com tipo, validade e versão;
• a consulta de validade reúne em um só lugar os documentos vencidos ou próximos do vencimento, como os da frota;
• cada arquivo guarda o histórico de quem gravou e alterou, com data e hora.

Como fica essa consulta com os documentos da sua empresa? Isso a gente mostra na demonstração.

Próximo passo

Escolha hoje cinco documentos importantes da sua empresa e anote a data de vencimento de cada um. Se levar mais de meia hora para encontrar todos, o controle precisa mudar. Depois, agende uma demonstração e veja o Genesis organizando esses prazos para você.

Conteúdo informativo. Confirme a aplicação no seu caso com seu contador.